Miért nem olcsó a papíralapú dokumentumkezelés?

Alapvető tévhitek

Világ szinten már elkezdődött a vállalatok modernizációja és digitalizációja, ami azt jelenti, hogy egyre több vállalat tér át a papíralapú dokumentumkezelésről a digitális megoldásokra. Ez a folyamat már Magyarországon is megkezdődött, bár ennek ellenére még mindig számos vállalat van, akik továbbra is papíralapon kezelik dokumentumaikat. Ennek egyik leggyakoribb oka, hogy úgy vélik az a megoldás, ami már évtizedek óta működik, az a jövőben is ugyanolyan hatékonysággal fog majd üzemelni. Továbbá sokan gondolják úgy, hogy egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése túlságosan drága és költséges lenne, ahhoz, hogy hamar megtérüljön a belefektetett idő, pénz és energia. A harmadik leggyakoribb érv, pedig, hogy az adott személy vállalata túlságosan speciális tevékenységet lát el, ahhoz, hogy egy ilyen jellegű rendszer illeszkedni tudjon az Ő igényeihez. Az cikk további részében szeretném eloszlatni ezeket a kétségeket és tévhiteket, ezért tartson velem!

Miért nem olcsó a papíralapú dokumentumkezelés?

Milyen papírral kapcsolatos költségek jutnak eszébe? Papírlap, nyomtatás, tárolás? Nos, ezek nem tűnnek túlzottan drága eszközöknek, igaz? Úgy gondolja ezek a tételek, egy iroda működtetésének alapvető velejárói, nemde?

Vizsgáljuk meg kicsit részletesebben, hogy milyen más egyéb aprónak tűnő költségek jelennek meg egy dokumentumot illetően:

Materiális és tárhely költségek

Az előbb felsorolt elemek teszik ki egy papíralapú dokumentum legalapvetőbb költségeit. Papírlap, nyomtatás, toner, nyomtató karbantartás, irodai eszközök pl. bélyegző stb.

Tudta, hogy egy dokumentumról átlagosan 19 másolat készül?

Ezeket a dokumentumokat el is kell tárolni, így a listához még vegyük hozzá a tárhely, szolgáltató, iratszekrény, rendezési és rendszerezési költségeket.

Munkaerőhöz kapcsolódó költségek

A dokumentumok nyomtatása, feldolgozás és keresése olyan feladat, amely egy hatékony dokumentumkezelő rendszer hatáskörébe tartozik. Egy ilyen rendszer felgyorsítaná a feldolgozást, megkönnyítené a keresést és levenné a monoton munka terhét a munkavállalókról.

Tudta, hogy egy dolgozó átlagosan évi 400 órát tölt dokumentumok keresésével?

Ez egyrészt rengeteg bérköltséget jelent, másrészt csökken a munkavállalók motivációja, ha úgy érzik, hogy monoton és felesleges feladatot kell elvégezniük. Egy hatékony DMS-el másodpercek alatt tudná visszakeresni a kért fájlt és gyorsabban tudná megválaszolni az esetleges kérdéseket, így tehát nem kell megvárakoztatnia az ügyfelet.

Transzport és postai költségek

Egy szervezet nem csak kap dokumentumokat, de állít is elő más beszállító, ügyfél, hivatalos szerv számára, amelyet digitális megoldás híján postán kell feladnia. Ez a folyamat nem csak hogy lassú és időigényes, de költséges is.

Emberi hibákból és dokumentumvesztésekből fakadó költségek

Sajnos a legkiválóbb munkavállalóval is előfordulhat az, hogy nem tudja, hogy egy kinyomtatott dokumentum hova került. A helyzetet tovább nehezíti, ha kollaborálni kell rajta vagy alá kell íratni egy másik személlyel.

Tudta, hogy átlagosan minden 20. dokumentumból 1 elvész? És azt, hogy nagyjából 25 órába telik, minden elveszett dokumentum újra beszerzése?

A dokumentumokat azért kell biztonságban megőrizni, mert azokra később ismét szükség lehet, és ha nem, vagy csak későn tudjuk azt az ügyfél, beszállító vagy az ellenőrző szerv felé bemutatni az hírnévromlással, ügyfél vagy az ügyfélbizalmának elvesztésével, rosszabb esetben pedig peres eljárásokkal járhat. Ezért nem mindegy, hogy a dokumentum megvan-e és ha igen az biztonságban van-e.

Biztonság és információszivárgásból származó költségek

Az előző gondolatmenethez kapcsolódva, gyakran a kinyomtatott dokumentumon bizalmas információk szerepelnek. Ha az asztalon vagy a nyomtatóban felejtjük őket, úgy bárki könnyedén megtekintheti. A papíralapú bizalmas információk védelme igen költséges lehet, ugyanis zárakat, riasztórendszert, beléptetőrendszereket, és/vagy portást kell alkalmazni.

A vállalkozások legnagyobb kincse az információban rejlik, ezért azt megfelelően kezelni és őrizni kell. A biztonságos megőrzés magában foglalja az irodán kívüli biztonsági másolat megőrzését is, ami a papíralapú dokumentumok esetén azt kéne, hogy jelentse, hogy egy külső szolgáltató raktárában, minden fájl másolata megtalálható. Ez miért fontos?

Tudta, hogy a mai vállalkozások 70%-a 3 héten belül csődbe menne, ha egy esetleg tűzvész vagy áradás miatt elvesznének a papíralapú dokumentumaik?

Újabb érv a digitális megoldások mellett, ugyanis a papíralapú duplikáció és a tárhely duplikáció szintén nagyon költséges.

Környezeti hatás, melynek árát a környezet fizeti meg

A vállalatok nagy része nem szelektíven gyűjti a hulladékot, de még abban az esetben is, ha igen:

Tudta? A Gartner kutatásai szerint a vállalkozások hulladékainak 50%-át a papír teszi.

Ez gyakorlatilag „felesleges” szemetelésnek minősül, ugyanis a papíralapú dokumentumokat nyomtatás nélkül, digitálisan is kezelhetnénk.

Számszerűsítsünk!

Világszintű statisztikák szerint egy dokumentum kezelési és tárolás költségei $10-20 között mozognak. Ha havi 250 dokumentumot kezel vállalatunk, akkor ezen számok alapján kb. évi 9.000.000 Ft költségről beszélünk.

Kizárólag magyarországi statisztikák sajnos erre vonatkozóan nem állnak rendelkezésre. Mindazonáltal az amerikai számok tükrében az megállapítható, hogy a megtakarítás hasonló dokumentum mennyiség esetén hazai viszonylatban is több millió forint lehet évente.

Amennyiben érdekli az OpenKM, mint DMS megoldás, vegye fel kollégáinkkal a kapcsolatot és kérjen árajánlatot még ma!

DMS nyújtotta előnyök:

  • Költségmegtakarítás és profitnövekedés
    • A fent említett költségek teljes vagy részleges megtakarítása.
    • A hatékonyság és az ügyfelek bizalmának növekedésével a vállalati profit emelkedése is várható.
  • Hatékonyságnövelés
    • Gyorsabb és megbízhatóbb folyamat átfutások.
    • Gyorsabb reakció és válasz idő, amely fokozza az ügyfelek elégedettségét és javítja a cég hírnevét.
    • Biztonságosabb dokumentumkezelés, amely lojális ügyfelekhez vezet.
    • Nyugodtabb és lojálisabb munkavállalók, hiszen a valóban fontos feladatokra koncentrálhatnak.
  • Környezetbarát megoldás
    • A Gartner kutatásai szerint a vállalkozások hulladékainak 50%-át a papír teszi. Egy digitális megoldással csökkentheti hulladékgazdálkodási költségeit és redukálhatja a vállalat környezetre gyakorolt negatív hatását is.

Konklúzió:

1.Tévhit: Túlzottan költséges egy DMS bevezetése

Mint láthattuk a papíralapú dokumentumkezelés és tárolás rendkívül költséges. Egy DMS szoftver beruházása egyszeri költséget jelent és akár egy éven belül megtérülést eredményezhet.

2. Tévhit: Eddig is működött a papíralapú megoldás, a jövőben is jó lesz

A fejlődés, az evolúció mindig is a világ része volt. Manapság különösen érvényes az, hogy a leginkább rugalmas és alkalmazkodó cégek tudnak csak sikeressé válni. Ha nem követjük a változásokat, a versenytársak versenyelőnyre tesznek szert velünk szemben.

3. Tévhit: Túl speciális a vállalatom, iparágam

Egy jó dokumentumkezelő rendszer rendkívül rugalmas és testre szabható, azaz Önnek csak a megfelelő szolgáltatót kell megtalálnia, aki képes az Ön igényeit megismerni és azokhoz igazítani a megvalósított megoldást.

Statisztikai adatok forrása: https://industryanalysts.com/111015_konica/

Nagy Alexandra

Nagy Alexandra

Mérnök és Folyamatszervező informatikusként, szenvedélyem a modern technológia.
Folyamatosan nyomon követem a technológiai vívmányokat és keresem az optimálisabb megoldásokat, mert az informatika állandóan változik én pedig szeretek lépést tartani vele.