A koronavírus jótékony hatása a digitalizációra

A koronavírus jótékony hatása a digitalizációra

Ami a digitalizációt illeti, a koronavírus-járványnak köszönhetően néhány hónap alatt, több évet lépett előre az időben. Ugyanis, ahhoz, hogy egy vállalkozás a korlátozások mellett is életképes maradjon, kénytelen volt alkalmazkodni, hiszen a versenyképessége múlik rajta.

Sokat javult idén a digitalizáció jelentésének értelmezése is mind a cégvezetők, mind pedig a munkavállalók körében. A koronavírus-járvány egyfajta digitális szintlépést eredményezett, ezáltal a vállalatok felismerték, hogy versenyképességük és hatékonyságuk növeléséhez nagyban hozzájárulhat a digitalizáció.

A digitalizáció növeli a hatékonyságot

A hatékonyságnövelés területén a digitalizáció ma már az egyik legfontosabb tényezővé nőtte ki magát a vállalkozások tekintetében. Több olyan terület is van egy cég életében, melynek működését hatékonyan támogathatják a digitális megoldások. Gondolunk itt digitális tervezésre, munkaerő optimalizálásra, energiagazdálkodásra, környezetbarát megoldásokra, papírmentes iroda kialakítására stb.

A digitális fejlesztések eltérőek a vállalatok méretét tekintve, ugyanis a kisvállalatoknál sokszor az egyszerűbb és kisebb beruházások is digitalizációs fejlesztésnek számítanak, míg a nagyvállalatoknál inkább nagyobb léptékű komplex beruházásokban gondolkodnak.

A leginkább digitalizált terület a vállalkozások zöménél az adminisztráció, melynél már észlelhetőek ennek jótékony hatásai. Ugyanis azzal, hogy az adminisztratív feladatokat digitálisan kezelik, költséghatékonyabbakká válnak és időgazdálkodás szempontjából is nagyot lépnek előre. Folyamataik átláthatóbbak lesznek és könnyebb őket visszakövetni.

Adatelemzés és távmunka

A vállaltok életében új feladatként megjelent az adatgyűjtés és adatelemzés is, melyhez szükség van adatbiztonsági intézkedésekre. Az adatelemzésnek- és gyűjtésnek hatékonyságnövelő értéke van, mely hozzáadott értéket képvisel a vállalat működését nézve. Az adatbiztonság kezelése, azonban egy olyan kényes kérdés, melyre mindenképp érdemes fokozottan felkészülni. A felhalmozott adatvagyon értéke már most is felbecsülhetetlennek számít, tehát fontos, hogy megóvjuk őket.

Szolgáltatásaink, melyek segítenek megóvni adatait:

– ESET NOD32 licenc szolgáltatás, melynek segítségével kiszűrheti a káros weboldalakat céges és otthoni hálózatán, ezáltal munkavégzése biztonságos lesz.

– Felhasználói oktatásokat tartunk a számítógép és az internet helyes használatáról.

A távmunka fogalma nem ismeretlen a cégek számára, ugyanis már jóval a járvány kirobbanása előtt is számos cég alkalmazta, azonban tény, hogy nagyobb térhódítását a vírusnak köszönheti. Mára sokkal szélesebb körben alkalmazzák és vált elfogadottabbá, hogy távmunkában dolgozzanak az olyan területek munkavállalói, akik feladataikat tökéletesen el tudják végezni, otthonuk kényelméből is.

A korábbi személyes megbeszélések, rendezvények és tárgyalások is átültetésre került az online térbe, ezáltal költséghatékonyabbá és jobban tervezhetőbbé váltak.

Milyen szerepet tölt be egy DMS rendszer a digitalizálásban?

A vállalatok életében hatalmas szerepet töltenek be a dokumentumok. Egy dokumentumkezelő szoftver alkalmazása, segít abban, hogy elektronikus dokumentumait és képeit biztonságosan kezelje, tárolja és bármikor könnyedén visszakereshesse.

Most, hogy egy világjárvány közepén tartunk, még inkább fontossá vált az, hogy akár távolról is biztonságosan elérhessük dokumentumainkat, és megoszthassuk azokat kollégáinkkal/ügyfeleinkkel.

A digitalizálás szempontjából egy DMS rendszernek számos előnye van. Nézzük, melyek ezek:

  • A vállalat teljes információtartalmának irányítása és kontrollálása.
  • Információgyűjtés bármilyen digitális forrásból.
  • Együttműködés a kollégákkal a különböző dokumentumokon és projekteken.
  • Lehetővé teszi a szervezet számára, hogy a felhalmozott tudást jól kihasználják a dokumentumok és információk gyors visszakeresésével.
  • Vállalati tartalomkezelési szolgáltatások.
  • Digitális tartalom menedzselése.
  • Dokumentumok kezelése.

Dokumentumainak tárolásában és azok biztonságos megőrzésében segítségére lehet az OpenKM Tartalom Menedzsment szoftvere, melyről bővebben itt olvashat: https://www.openkm.hu/hu/dokumentum-menedzsment.html

A koronavírus megváltoztatta a digitalizációs szemléletet

A koronavírus hatására a vállalatokon belül előtérbe kerültek a digitalizációra vonatkozó tervek és sokan eljutottak a megvalósításhoz is vagy legalábbis elkezdtek komolyan foglalkozni vele.

Ez a fajta szemléletváltás és az a tény, hogy a vállalattulajdonosok digitalizációhoz való hozzáállása jelentősen javult, megnyithatja az utat a komplexebb digitalizáció előtt is.

Összességében nézve ezt az átmeneti recessziós időszakot hatékonyabban tudja kezelni egy vállalat, ha alkalmazkodik és kihasználja a digitalizálás nyújtotta eszközöket és lehetőségeket.

Amennyiben úgy érzi a kialakult helyzetben szüksége van Informatikai tanácsadásra, vagy szívesen megtudna többet arról, hogyan is segíthet vállalkozásának egy Dokumentumkezelő rendszer, akkor vegye fel velünk a kapcsolatot elérhetőségeink egyikén!

Szedlák Katalin

Szedlák Katalin

2014 óta foglalkozom különböző témájú szövegek írásával, az interjúktól egészen a PR cikkekig. Hiszem, hogy alapos kutatómunkával és kellő kreativitással, bármilyen témából kihozhatjuk a maximumot.