A „HÉT KEDVENCE” FUNKCIÓ: ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMCSERE

Mi az elektronikus dokumentumcsere és miért érdemes használni?  

 

Az Ön vállalatához is különböző módon érkeznek be a dokumentumok? Vannak, akik emailen keresztül küldik, megint mások inkább postai szolgáltatássokkal juttatják el a dokumentumokat Önnek vagy esetleg személyesen viszik át őket? Netán olyan is akad, amelyeket az ügyintézőknek kell valamilyen weboldalról letöltenie?  

Ha a válasz igen és szeretne egy standard digitalizációs megoldást bevezetni ennek egységesítése érdekében, akkor az elektronikus dokumentumcsere jó döntés lehet. 

Az OpenKM által fejlesztett Electronic Exchange Modul lehetővé teszi, hogy az ügyfeleink, tanítványaink, munkavállalóink, partnereink számára biztonságosan tudjunk dokumentumokat és információkat küldeni és ők is ezen a felületen keresztül tudjanak nekünk feldolgozásra szánt fájlokat küldeni. 

Milyen előnyökkel jár egy ilyen rendszer bevezetése? 

  • Az emailes technológiával ellentétben itt biztosak lehetünk benne, hogy a dokumentum megérkezik a címzetthez. 
  • Nem áll fen annak a veszélye, hogy rossz email címre küldünk el egy dokumentumot, vagy jogosulatlan személy fér hozzá. 
  •  Egységes felületen keresztül érkeznek be a dokumentumok, melynek előnye, hogy: 
  • Minden arra jogosult munkatárs számára elérhető lesz a dokumentum. Az email és papíralapú dokumentumkezeléssel ellentétben itt nem fordulhat elő, hogy egy dokumentum csak egy valakinél található meg és a kollaborációban résztvevő munkatársaknak várakozni kell, amíg a másik elküldi nekik.  
  • dokumentumok feldolgozása, megosztása, rendszerezése nem okoz többletfeladatot, mivel alapból rendszerezett módon kerülnek a partner adott mappájába. 
  • Automatikus értesítést kapunk, ha valaki feldolgozandó vagy megtekintendő dokumentumot küldött nekünk. 
  • Mások számára is kereshető a dokumentum, így, ha később információra van szükségünk, nem kell a több ezer beérkezett e-mail között keresgélni.  
  • Ha egy kolléga szabadságon van vagy már nem dolgozik a vállalatnál, akkor is elérhető marad minden információ, sőt mi több a feladatok könnyen átadhatóvá válnak.  
  • Minden dokumentum távolról is elérhető, így egy olyan helyzetben is, amiben most élünk, könnyedén tudunk az irodai munkáról home office-ra váltani. Ezzel a megoldással nem kell többé, a papíralapú dokumentumokért bemennünk és hazavinnünk őket, hogy fel tudjuk dolgozni.  

Milyen szcenáriókban lehet hasznos ez a rendszer? 

  • Könyvelőirodák: A könyvelésre szánt anyagokat az ügyfelek egy egyszerű felületen keresztül küldhetik be, és az elkészült anyagokat is itt tekinthetik meg. 
  • Projekt irodák: A projekt során készülő dokumentációkat és státusz jelentéseket folyamatosan rögzíthetjük és kiküldhetjük az ügyfélnek. 
  • Nyelviskolák: Az interneten keresztül biztonságos módon küldhetünk tanulóinknak a nyelvtanuláshoz szükséges anyagokat, az elkészült beadandókat pedig ugyan ezen a felületen keresztül tudják visszaküldeni. Az OpenKM további funkcióival rögzíthetjük a feladatainkat, az értékeléseinket, vagy akár a tanulók előrehaladást stb.  

 

Amennyiben szeretne többet megtudni a megoldásról, kérjen ingyenes konzultációt és bemutatót az alábbi elérhetőségek egyikén: 
  • Email cím: support@respondeo.hu
  • Telefonszám: +36 20 449 0363
NAGY ALEXANDRA

NAGY ALEXANDRA

Mérnök és Folyamatszervező informatikusként, szenvedélyem a modern technológia.
Folyamatosan nyomon követem a technológiai vívmányokat és keresem az optimálisabb megoldásokat, mert az informatika állandóan változik én pedig szeretek lépést tartani vele.