A dokumentum a valódi érték? NEM! A dokumentumban rejlő információ az!

Maga a dokumentum, legyen szó akár digitális, akár papír alapú formátumról, csupán az információk reprezentációjának egy módja. A vállalatok számára azonban nem maguk a dokumentumok, hanem a dokumentumban rejlő információk képeznek értéket.

Gondolhatunk rá úgy is, mintha a dokumentum egy doboz volna, a doboz tartalma pedig az információ. Ez a doboz lehet kicsi, nagy, sárga, kék, piros (úgy, mint a dokumentumok esetén is lehetnek Word, PDF, papíralapú vagy PPT formátumok stb.). Ami a vállalat szempontjából azonban érdekes az a dobozban tárolt tartalom, nem pedig az azt körülvevő konténer. Az információk célja sokféle lehet, de egy dologban még is mind hasonló, csak a felhasznált információ jelent valódi értéket, az, amelyet soha nem alkalmazunk, elvesztegetett időnek minősül.

Éppen ezért olyan fontos, hogy a dokumentumokban rejlő információkat egy vállalati tudástárrá alakítsuk át. Ehhez ma már számos eszköz áll a rendelkezésünkre. Az OpenKM vállalati dokumentumkezelő rendszer és tudástár például: segít az információk logikai elrendezésében, osztályozásában, besorolásában. A riportálási funkciónak köszönhetően készíthetünk heti/havi/éves kimutatásokat. A kimutatások összegzik a rendszerbe vitt adatokat és képesek azokat reprezentatív formában megjeleníteni. Mindez elősegíti a döntéshozatalt, illetve megmutatja az optimalizálási lehetősé a könnyed keresés által, minden arra jogosult személy gyorsan megtalálja a kért vagy keresett információt. a szövegfelismerési funkcióval azoknak a dokumentumoknak a tartalmában is kereshetünk, amelyek egyébként nem gépelt szöveget tartalmaznak pl. kép.
Nem megfelelő információmenedzsmentből fakadó problémák:

• Kulcsfontosságú munkavállaló távozása a cégtől:
  Előfordult már Önnel, hogy egy kiváló szakember távozott a cégétől, aki rengeteg információt gyűjtött össze a munkája során és ezeket nem, vagy nem teljeskörűen dokumentálta, így az adott pozíciót betöltő új munkatárs betanítása és “képbe kerülése” hetekbe, esetleg hónapokba telt?


• Riportálás és hatékonyságelemzés hiánya:
  A KPI-ok és egyéb mutatószámok, folyamatok, költségek és a hatékonyság elemzése minden vállalat számára fontos, hiszen ezek mutatják meg, hogy a vállalat a vezetőség által kitűzött cél irányába halad-e és ha igen, azt milyen eredménnyel teszi.


• Lassú munkafolyamatok:
  A manuális információkinyerés lassú és hosszantartó munkafolyamat lehet. Ma már számos olyan eszköz áll rendelkezésre, ami az adott dokumentumtípusból a vállalat számára értékes információkat automatikusan ki tudja nyerni, és rögzíteni azokat egy rendszerben.


• Elveszett dokumentumok
  Az elveszett dokumentumokban rejlő információk pótlása a legtöbb esetben nem lehetséges, vagy rendkívül idő és pénz igényes. Márpedig, ha a dokumentumokat nem rendszerezzük és nem építünk ki egy logikus, átlátható és minden kolléga számára hozzáférhető központi tárolót, akkor ez könnyedén megtörténhet. Hiszen lehet, hogy valaki a saját számítógépén tárol el egy dokumentumot, megint más egy irattároló szekrényben helyezi el azokat, netán egy közös meghajtón, esetleg felhőben. A több platform azonban egy idő után átláthatatlanná válik és a dokumentumok nem mindenki számára lesznek hozzáférhetők, márpedig az átjárhatóság rendkívül fontos szabadságolás, nyugdíjazás vagy a munkavállaló távozása esetén is.

Amennyiben szeretné elkerülni a nem megfelelő információmenedzsmentből fakadó problémákat, optimalizálni jelenlegi munkamódszereit, esetleg kialakítani egy teljes vállalati tudástárat, úgy keresse fel szakértő kollégáinkat, akik szívesen állnak rendelkezésére!